Política de privacidad y tratamiento de datos personales

En RentoraCTG respetamos tu privacidad. Esta política explica qué datos personales recopilamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica al sitio rentoractg.com y a la plataforma app.rentoractg.com (en conjunto, "la Plataforma"). Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

2. Datos que recopilamos

2.1 Datos de los usuarios de la Plataforma

Cuando una inmobiliaria, propietario o administrador crea una cuenta, o cuando se invita a un miembro de su equipo:

• Nombre, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, cargo y nombre de la empresa.
• Contraseña (almacenada solo en forma cifrada mediante un algoritmo de hash; nunca en texto plano).
• Rol y permisos dentro de la cuenta, y registro de actividad (por ejemplo, quién creó o modificó un contrato o registró un pago).

2.2 Datos que los clientes registran para administrar sus arriendos

• Propietarios y arrendatarios: nombre, tipo y número de documento de identidad, teléfono, correo electrónico y dirección.
• Inmuebles y contratos: dirección del inmueble, canon, fechas, prórrogas, incrementos, depósitos y condiciones pactadas.
• Información financiera de la relación de arriendo: cuentas de cobro, pagos, mora, gastos, comisiones, liquidaciones y giros a propietarios.
• Documentos de soporte: comprobantes de pago, facturas de gastos, soportes de giro y otros archivos que el usuario decida cargar.

2.3 Datos de pagos en línea

Los pagos con PSE, tarjeta o Nequi se procesan a través de Wompi (Bancolombia). RentoraCTG no recibe ni almacena números de tarjeta, claves bancarias ni códigos de seguridad. Solo recibimos de Wompi la confirmación de la transacción (referencia, valor, estado, fecha y medio de pago) para aplicarla a la cuenta de cobro correspondiente.

2.4 Datos técnicos

Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, fecha y hora de acceso y registros técnicos (logs) necesarios para operar, proteger y diagnosticar la Plataforma.

2.5 Datos de contacto comercial

Si nos escribes por WhatsApp, correo o redes sociales para pedir una demostración, conservamos tu nombre, número y el contenido de la conversación para responderte.

3. Datos de usuario de Google (Google Drive)

La Plataforma permite que el administrador de una cuenta conecte, de forma voluntaria, su cuenta de Google para guardar en su propio Google Drive los documentos de soporte (comprobantes de pago, facturas de gastos y soportes de giro). Esta sección explica exactamente cómo tratamos esos datos.

3.1 Qué datos de Google solicitamos

3.2 Cómo usamos los datos de Google

• Crear una carpeta de RentoraCTG en el Drive del usuario y organizar dentro de ella los soportes por inmueble, contrato o periodo.
• Subir a esa carpeta los comprobantes, facturas y soportes que el usuario o sus arrendatarios cargan en la Plataforma.
• Guardar el identificador y el enlace de cada archivo para que el usuario pueda abrirlo desde la Plataforma.
• Eliminar o reemplazar un archivo creado por la Plataforma cuando el usuario lo borra o lo reemplaza en ella.

Usamos los datos de Google solo para prestar y mejorar esta función visible para el usuario. No los usamos para ningún otro propósito.

3.3 Cómo almacenamos y protegemos los datos de Google

• Los tokens de acceso y de actualización de Google se guardan cifrados en nuestra base de datos y solo los usa el servidor para hablar con la API de Google Drive.
• Los archivos quedan almacenados en el Google Drive del usuario, bajo su control. En nuestros servidores solo guardamos el identificador, el nombre y el enlace de cada archivo.
• Toda comunicación con Google se hace por HTTPS (TLS).

3.4 Con quién compartimos los datos de Google

No vendemos, alquilamos ni compartimos los datos de usuario de Google con terceros. Los documentos solo son visibles para los usuarios autorizados de la misma cuenta de la Plataforma y para la cuenta de Google conectada. Solo podríamos revelarlos si lo exige una ley o una orden de autoridad competente.

3.5 Qué NO hacemos con los datos de Google

• No los usamos para publicidad, ni para publicidad personalizada o basada en intereses.
• No los vendemos ni los transferimos a brokers de datos o revendedores de información.
• No los usamos para determinar solvencia crediticia ni para fines de préstamo.
• No los usamos para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático generalizados.
• Ninguna persona de nuestro equipo lee esos datos, salvo que el usuario lo autorice expresamente para atender una solicitud de soporte, que sea necesario por seguridad (por ejemplo, investigar un abuso) o que lo exija la ley.

3.6 Cómo desconectar tu cuenta de Google

Puedes desconectar Google Drive en cualquier momento desde la configuración de la Plataforma, o revocar el acceso directamente en myaccount.google.com/permissions. Al desconectar, eliminamos de inmediato los tokens de Google guardados. Los archivos ya subidos siguen en tu Google Drive y puedes borrarlos cuando quieras. Si además quieres que borremos las referencias a esos archivos en nuestros sistemas, escríbenos a [email protected] y lo haremos en un máximo de 15 días hábiles.

4. Para qué usamos los datos

• Crear y administrar las cuentas y los permisos de los usuarios.
• Registrar inmuebles, contratos, propietarios y arrendatarios, y calcular prórrogas, incrementos (IPC) y mora.
• Generar cuentas de cobro, links de pago y liquidaciones a propietarios.
• Enviar recordatorios de pago, avisos de mora, confirmaciones y extractos por WhatsApp o correo electrónico, según la configuración de cada cliente.
• Dar a los arrendatarios acceso a su portal para consultar su estado de cuenta, reportar pagos y pagar en línea.
• Guardar los documentos de soporte en Google Drive (ver sección 3).
• Brindar soporte técnico, atender solicitudes y responder consultas comerciales.
• Proteger la Plataforma, prevenir fraudes y accesos no autorizados, y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

5. Con quién compartimos los datos

Solo compartimos datos con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que actúan como encargados del tratamiento y solo pueden usarlos para ese fin:

También podremos revelar datos cuando lo exija una ley, una autoridad judicial o administrativa competente, o para proteger los derechos y la seguridad de los usuarios.

6. Transferencia internacional

Algunos de nuestros proveedores tienen servidores fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Al usar la Plataforma, autorizas la transferencia y transmisión de datos a esos países, que se hace con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

7. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables o tributarias aplicables. Cuando un cliente cancela su cuenta, puede solicitar la exportación de su información; después eliminamos o anonimizamos sus datos en un plazo máximo de 90 días, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. Los archivos guardados en Google Drive permanecen en el Drive del usuario, que los controla.

8. Seguridad

• Comunicación cifrada con HTTPS (TLS) en todo el sitio y la Plataforma.
• Contraseñas guardadas con hash y tokens de terceros cifrados.
• Acceso por roles: cada usuario ve solo la información de su empresa y lo que su rol permite.
• Separación de la información entre empresas clientes.
• Copias de seguridad y registros de actividad.

Ningún sistema es totalmente seguro. Si detectamos un incidente que afecte tus datos, te informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de datos personales, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les damos a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir la eliminación de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

Cómo ejercerlos: escribe a [email protected] indicando tu nombre, documento de identidad, la solicitud y un medio de respuesta. Atenderemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos (corrección, actualización o supresión) en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables en los términos de la ley.

10. Datos que registran nuestros clientes

Cuando una inmobiliaria, propietario o administrador registra en la Plataforma los datos de sus propietarios o arrendatarios, ese cliente es el responsable de esos datos y debe contar con la autorización de sus titulares. RentoraCTG actúa como encargado y trata esos datos solo siguiendo las instrucciones del cliente y para prestar el servicio. Si eres arrendatario o propietario y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte a quien administra tu arriendo o escribirnos y trasladaremos tu solicitud.

11. Cookies

Usamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener la sesión iniciada y proteger la Plataforma. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

12. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores de edad. Si crees que registramos datos de un menor, escríbenos y los eliminaremos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es importante, lo avisaremos a los usuarios por correo o dentro de la Plataforma antes de que entre en vigor.

14. Contacto

Para cualquier pregunta sobre esta política o sobre tus datos, escríbenos a [email protected] o por WhatsApp al +57 324 371 2783.